Fiche recrutement
Adjoint(e) en gestion administrative
Etablissement : Faculté des Sciences et Techniques, Université de Nantes
Description du poste :
Détails
- Date limite de réception des candidatures : 18 août 2019
- Date de la commission de recrutement : 26 août 2019
- Date de prise de fonctions souhaitée : à partir du 2 septembre 2019
- Contact : merci d’adresser votre candidature (CV + lettre de motivation) exclusivement par mail à emplois@univ-nantes.fr
Missions :
Réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures financières de l'établissement.Activité principale :
- Assurer la gestion des missions du personnel des équipes et des intervenants extérieurs (commandes transports, hébergement, remboursement des frais de missions)
- Prendre en charge la gestion des commandes des équipes (saisie et transmission des bons de commandes, suivi des commandes et des factures)
- Procéder à la dépense des crédits de recherche dans le respect des règles budgétaires des établissements (tutelles et partenaire) et des financeurs
- Etablir les attestations de stage et assurer la mise en paiement des gratifications de stage
- Suivre les dossiers et relancer les interlocuteurs internes et externes concernés
- Participer à la préparation des justifications des crédits des contrats de recherche, sous la responsabilité de la Responsable Financière et en lien avec la Chargée de suivi des contrats de recherche
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’unité
- Procéder au classement et à l’archivage soigné des pièces administratives et financières- Participer à l’organisation des colloques/workshops (budget, commandes, factures) et autres évènements scientifiques des équipes de recherche y apporter un soutien logistique et organisationnel (réservations, accueil...)
- Saisir et mettre à jour des données (agents et fournisseurs) dans les outils informatiques
- Accueillir et informer les personnels et usagers du site
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
- Retranscrire des informations orales à l’écrit
Activité secondaire :
- Rendre compte aux responsables d’équipe du bilan financier qui les concerne (dotation particulièrement)
- Assurer ponctuellement et selon les besoins le remplacement des autres assistant(e)s d’équipe
PROFIL RECHERCHÉ
- Type de recrutement : catégorie C, contractuel, un an
- Rémunération : selon la charte de gestion des contractuels de l’Université de Nantes pour les non titulaires.
- Le cas échéant formation et/ou qualification : Baccalauréat en gestion administrative et financière
- Le cas échéant, expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : Disposer d’une expérience sur un poste équivalent. Expérience souhaitée dans le secteur de la recherche ou du secteur public
Employeur :
Les candidats intéressés par ce poste peuvent prendre contact avec : - Responsable RH LS2N : Annie Boilot : annie.boilotatls2n.fr